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Contexte professionnel :
Directement rattachée au Directeur Général, l’équipe de la direction des études est composée d’une Directrice, de 4 Responsables de scolarité, d’une Directrice des admissions ayant tous la qualité d’enseignants-chercheurs. L’équipe administrative est composée d’une responsable des Relations industrielles, de deux assistantes administratives et d’une assistante de Direction.
PROFIL DU POSTE
Missions et responsabilités :
Sous l’autorité de la Directrice des études, la personne recrutée sera chargée d’accompagner les étudiants de la 1ère à la 4ème année ainsi que des étudiants du Master BIN inscrits par l’ESPCI.
Il/ elle est notamment chargé.e des missions suivantes :
• Accueil et orientation des étudiants, renseignements sur toutes les questions relatives à la scolarité
• Gestion des inscriptions pédagogiques : transmission des données relatives aux frais d’inscription et de scolarité au service comptabilité ; gestion des inscriptions auprès des régimes étudiants de sécurité sociale ; production des attestations et certificats de scolarité
• Gestion administrative des attributions des logements aux étudiants (Résidence étudiante de Montrouge et les résidences CROUS) principalement lors des résultats d’admission
• Suivi des bourses étudiantes : Bourses du CROUS : Validation de la mise en paiement des bourses du CROUS sur le logiciel AGLAE ; Bourses Joliot : Transmission des données au Comité d’attribution des bourses, informations aux étudiants attributaires, collecte des données bancaires des étudiants, transmission au service comptabilité ; Vérification de l’assiduité des étudiants boursiers
• Accompagnement de la scolarité des étudiants : gestion des plannings des salles pour les enseignements ; organisation des préceptorats : recueil des informations auprès du responsable d’enseignement (intervenant, horaires) élaboration des plannings, transmission aux intéressés (étudiants et enseignants)
• Appui à la gestion des examens : élaboration des plannings ; réservation des salles d’examen ; collecte des données des questionnaires d’évaluation des enseignants ; réception des fichiers de notes et retranscription dans le logiciel OASIS ; édition des bulletins annuels de notes
• Gestion des diplômes : extraction de la liste des diplômés d’OASIS ; vérification et suivi des données individuelles (rattrapages, rappel, moyenne) ; génération des diplômes ; gestion des invitations des étudiants à la cérémonie à l’Hôtel de Ville
• Missions annexes : missions de secrétariat de la Direction des études : traitement du courrier et courriels ; réponse à l’enquête SISE sur les étudiants inscrits (rentrée scolaire) et diplômés
Conditions particulières : Présence pendant les oraux du concours et des admissions sur titres, au moment des résultats du concours, fin août pour préparer la rentrée et au moment des rentrées scolaires de septembre et janvier.
PROFIL DU CANDIDAT
Connaissances :
La connaissance du milieu de l’enseignement supérieur ou une expérience dans la gestion administrative au sein d’un établissement d’enseignement serait appréciée.
Qualités recherchées :
• Bon sens relationnel
• Capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et méthode
• Disponibilité et sens de l’écoute
• Réactivité face aux situations urgentes ou imprévues
Savoir-faire :
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et dans l’alimentation de tableaux de bord.
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• La connaissance de l’anglais à l’écrit comme à l’oral est un atout